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メールで気をつけたいこと

物件紹介や情報提供、契約書など文書のやり取り、簡単な打ち合わせ、連絡事項の伝達など、メールでやり取りするのが当たり前になってきました。

パソコンで手軽にコミュニケーションできるのですからお金もかからずタイムリーでこんな便利なものはありません。

しかし、手軽なだけに気をつけるべきことが何点かあります。

◆送信先の間違い
メールはアドレス帳に登録された送信先に送ることが多く、何度も送ってるとつい適当にしかアドレスをチェックせず何気無く送信をクリックしてしまいがちです。全く関係ない人に仕事の文書や連絡事項を送ってしまって、余計な情報を知られてしまったとか、間違い送信のため送るべき期限に送るべき人に送れてなかったなんてトラブルも起きます。
実際、昨年は何件か間違いメールがきたり、間違って下書き状態での文書を送ってしまったこともありました。
送信をクリックした直後に気付いても取り消しができません。
もし重要な情報が漏れ出てしまったり、競合先テナントに間違って送信してしまったりすると信用問題にもなります。横断歩道ではないですが送る前に送り先と添付文書と宛名は確認して送るようよく気をつけなくてはいけません。


◆送ったつもり
メールを送信して送ったつもりでいたら、後でまだきてないと言われることがあります。
アドレスミスや添付忘れで相手に届いていないケースはよくある話です。
送信後は2,3分して受信ボックスを確認し、不達メッセージが来ていないか確認すること、相手先に送った旨を連絡し確認していただくようにした方がいいですね。特に、期限があったり大事な書面は。
つい、メールしたから確かに着くだろうと後の確認をせずにいたら相手は見ていなかったなんてこともあります。
メールチェックを何度もする相手先ならまだしも、一日に1,2回しかチェックしないような相手だと、不達が分かるまで相当時間が経過してしまいます。相手に必ず確認いただきたいメールは送ったら連絡しておくことを習慣つけておくべきです。結構、放ったらかしにしてることって多いものです。
あと、大事な書面を送ってもらう時は事前にからメールを送り、そこへ返信してもらうようにするのがより確かです。相手もアドレスをうち間違えたりアドレス探しに手間がかからないので便利です。


手軽なメールですが、手軽なだけにチェックも等閑になりがちです。
送信する時は再度送り先を確認して、送ったことや到達の確認をすることに気をつけましょう。
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テーマ : 店舗開発
ジャンル : ビジネス

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